Làm văn phòng thì học ngành gì?

Tổng quan về công việc văn phòng

Công việc văn phòng là một trong những công việc phổ biến nhất trên toàn cầu, đặc biệt là ở các thành phố lớn. Công việc này yêu cầu sự tỉ mỉ, chính xác và kỹ năng quản lý thời gian tốt. 

Công việc văn phòng bao gồm trả lời điện thoại, quản lý thư từ, chuẩn bị và xử lý các tài liệu và báo cáo, quản lý lịch làm việc của sếp và hỗ trợ đồng nghiệp trong các tác vụ văn phòng khác,... Thể nên, để thành công trong công việc văn phòng, nhân sự cần có kỹ năng giao tiếp tốt, khả năng làm việc nhóm và sự kiên nhẫn trong xử lý các tình huống khó khăn.

Các việc làm nhân văn phòng hot nhất 

Dưới đây là một số công việc nhân viên văn phòng nổi bật và có mức thu nhập hấp dẫn hiện nay:

Nhóm ngành hành chính văn phòng

Hành chính văn phòng là bộ phận luôn có mặt trong bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào. Họ đảm nhiệm nhiều vị trí và vai trò khác nhau với các nhiệm vụ:

• Lễ tân: Trả lời điện thoại, đón khách đến văn phòng, xử lý thông tin ban đầu, hướng dẫn khách đến bộ phận chức năng liên quan để xử lý công việc.

• Thư ký: Sắp xếp lịch họp, lịch làm việc, chuẩn bị trang thiết bị cần thiết cho buổi họp, buổi phỏng vấn,…

• Lưu trữ hồ sơ: Lưu trữ hồ sơ, văn bản, tài liệu của doanh nghiệp, soạn thảo văn bản theo yêu cầu cấp trên.

• Chấm công và giám sát quá trình thực hiện nội quy: Quản lý bảng chấm công, máy chấm công, giám sát nhân viên thực hiện quy định của doanh nghiệp.

• Quản lý hạ tầng, thiết bị: Mua sắm, quản lý trang thiết bị, máy móc để phục vụ nhu cầu sử dụng cơ sở vật chất cho nhân viên.

• Duy trì môi trường làm việc: Thực hiện các biện pháp để đảm bảo môi trường làm việc tích cực và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

• Hỗ trợ vấn đề liên quan đến pháp lý: Tư vấn vấn đề liên quan tới pháp lý, giấy tờ cho cấp trên.

Những kỹ năng và tố chất cần có đối với nhân viên văn phòng 

Kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ văn phòng

Trở thành nhân viên văn phòng tốt, chắc chắn bạn phải nắm rõ những yêu cầu cơ bản đối với công việc được giao. Và với từng chuyên ngành cụ thể, bạn cần được đào tạo bài bản để đáp ứng kiến thức chuyên môn của ngành đó và thành thạo một số thiết bị văn phòng như máy tính, máy in, phần mềm (Excel, Word, Powerpoint),...

Chẳng hạn với nhân viên văn phòng trong ngành tài chính ngân hàng, bạn phải được đào tạo bài bản về chuyên ngành Tài chính, Ngân hàng, Kinh tế,... và am hiểu, có kiến thức về lĩnh vực tài chính, biết xây dựng và phân tích báo cáo tài chính,...

Kỹ năng giao tiếp, lắng nghe

Giao tiếp là kỹ năng quan trọng trong mọi lĩnh vực, ngành nghề. Với nhân viên văn phòng, việc trang bị cho mình khả năng giao tiếp và ứng xử tốt chính là lợi thế cho bạn. Quá trình trao đổi công việc với nhân viên, truyền đạt thông tin đến khách hàng, báo cáo công việc lên cấp trên,... trôi chảy, đạt hiệu quả nhất.

Bên cạnh đó, nhân viên văn phòng cần là người biết lắng nghe tích cực để tiếp thu tốt ý kiến từ đồng nghiệp, góp ý từ cấp trên và xây dựng niềm tin, sự tôn trọng cho người đối diện. Việc lắng nghe còn là cơ hội để bạn nhìn nhận, đánh giá, chọn lọc ý kiến và nâng cao thêm vốn hiểu biết cho bản thân. 

Chủ động, nhanh nhẹn 

Với vai trò là người chịu trách nhiệm “chăm lo” cơ sở vật chất, trang thiết bị tại văn phòng nên yêu cầu bạn phải luôn chủ động, nhanh nhẹn nắm bắt thông tin, tiếp nhận, giải đáp, xử lý vấn đề phát sinh ở văn phòng. Điều này giúp bạn ghi điểm trong mắt quản lý, đối tác và nhân sự khác trong doanh nghiệp 

Cẩn thận, tỉ mỉ 

Nếu vị trí của bạn phải lưu trữ chứng từ, in ấn, chuyển giao thì rất cần đến sự cẩn trọng. Bởi nếu để xảy ra sơ suất làm mất tài liệu, mất mát chứng từ, rò rỉ thông tin,... sẽ dẫn đến những hậu quả không lường được.

Kỹ năng giải quyết vấn đề 

Trong môi trường công sở, văn phòng thường rất khó tránh khỏi những vấn đề, tình huống phát sinh giữa các nhân sự và trong công việc. Sở hữu khả năng giải quyết vấn đề linh hoạt, sáng tạo trong từng hoàn cảnh sẽ giúp giải quyết khoa học, hợp lý để hạn chế mức độ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và yếu tố liên quan. 

Mức lương của nhân viên văn phòng 

Mức thu nhập của nhân viên văn phòng sẽ có sự khác nhau tùy vào từng vị trí, nhóm ngành đảm nhận. Ở cấp bậc nhân viên, mức lương của nhân viên văn phòng dao động từ 6 - 9 triệu đồng/ tháng. Mức lương này dành cho nhân sự ở vị trí nhân viên lễ tân, nhân viên hành chính nhân sự.

Cấp bậc quản lý, mức lương của nhân viên văn phòng dao động từ 10 - 25 triệu đồng. Cấp bậc này yêu cầu bạn phải có năng lực chuyên môn cao, hiểu biết sâu rộng, kinh nghiệm vững vàng.

Điểm mạnh của ngành Quản trị Văn phòng ở Cao đẳng Viễn Đông:

• Là ngành được trường cam kết đảm bảo việc làm đúng ngành, lương ổn định cho sinh viên sau khi tốt nghiệp (95% Sinh viên sau khi tốt nghiệp có việc làm ngay trong vòng 3 tháng).
•  
• Chương trình đào tạo gắn liền hệ thống thực hành, thực tập đảm bảo cho sinh viên trải nghiệm đầy đủ về kỹ năng soạn thảo văn bản – lưu trữ hồ sơ – tổ chức sự kiện – Nghiệp vụ thư ký – các kỹ năng cần thiết (giao tiếp, thuyết trình, thảo luận, tổ chức hội họp trước khi ra trường sẽ đảm bảo sinh viên hoàn toàn tự tin làm được việc ngay khi tốt nghiệp.
•  
• Thực hành tại lớp học
•  
• Thực tế tại các cơ quan, doanh nghiệp lớn như các Tổng Công ty, Tập đoàn,... hoặc các Sở ban ngành của UBND TP, Quận, huyện.
•  
• Thực tập chuyên môn trên mô hình thực tế như Công ty Viet Victory.
•  
• Tham gia làm việc ngay khi còn đang học tại các phòng ban, khoa phòng.

 

>> Cơ hội học liên thông đại học: với tất cả các trường Đại học có đào tạo liên thông ngành Quản trị Văn phòng tại các trường Đại học tốp trên:

1. Đại học Kinh tế TPHCM

Điểm hồng

Ngành quản trị văn phòng cung cấp nhiều cơ hội nghề nghiệp trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ doanh nghiệp đến tổ chức phi lợi nhuận nên rất dễ tìm kiếm được việc làm. Làm việc trong mội trường công sở, chuyên nghiệp và sạch sẽ. Thu nhập cao và giúp phát triển kỹ năng quản lý, tổ chức, và quản lý thời gian, những kỹ năng quan trọng trong nhiều lĩnh vực công việc.

Điểm đen

Do tính chất của công việc quản trị, phải làm việc trong môi trường linh hoạt, có thể đối mặt với áp lực thời gian và nhiều công việc cần hoàn thành trong khoảng thời gian ngắn. Luôn phải cập nhật các kiến thức và kỹ năng mới. Đối người mới có thể sẽ khó khăn và chán nản do phải làm công việc lập lại.